Programmasecretaris opvang vluchtelingen

13495
Opdrachtnummer
13495
Opdrachtgever
Gemeente Hilversum
Datum
24 April 2023 tot 20 Oktober 2023
Uren per week
voor 32 Uur per week.
Status
Gesloten
Regio
Noord-Holland
Functie type
Secretaris en PMO, Sociaal Maatschappelijk Domein
Sluitingsdatum
14 April 2023
Verlengingsopties
Ja, 2 x 6 maanden.
Opdracht type input
ZZP, Detachering

Gemeente Hilversum

Address with nr

-

Postcode

-

Plaats

Hilversum

Introductie
Voor de Gemeente Hilversum zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris opvang vluchtelingen.
Opdracht inhoud

De gemeente Hilversum werkt aan de opzet van een Programma Opvang vluchtelingen. Dit programma gaat over de opvang van alle vluchtelingen in de gemeente. Voor dit programma is de gemeente per direct op zoek naar een programmasecretaris. In de rol van programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het programma in de breedste zin van het woord.

De opdracht is om voor het totale programma, in samenwerking met de programmamanager structuur en overzicht te creëren en te behouden. Je bereidt overleggen voor, maar denkt ook kritisch mee, brengt aandachtspunten in en adviseert. Je onderneemt proactieve acties om duidelijkheid te creëren en informatie te verzamelen.

In de rol van programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor:

  • Overzicht en rapportage: zorgen voor overzicht in cijfers van bijvoorbeeld locaties en financiën op basis van input uit het team. Verwerken van informatie in dashboards, visualisaties en of overzichten. Het voorbereiden/opstellen van periodieke management- en bestuur rapportages;
  • Sparringspartner voor de programmamanager: knelpunten signaleren in processen, actief meedenken over oplossingsrichtingen, ontwikkelingen bijhouden en betrokkenen hierover informeren en adviseren;
  • Plannen en organiseren van vergaderingen voor programmateam en projectleiders: voorbereiden van agenda’s voor overleggen en vastleggen van actie- en besluitenlijsten;
  • Administratie: aanmaken van verplichtingen, afhandelen van facturen, bijhouden van stukkenstroom in iBabs (programma waarmee de gemeente werkt) voor bestuurlijke overleggen;
  • Archivering: het verzorgen van een goede archivering van documenten in het zaaksysteem;
  • Bewaken planning: zicht houden op de deadlines, herinneren van teamleden aan acties, overzicht houden op gemaakte afspraken;
  • Faciliteren en organiseren bijeenkomsten: voor bijeenkomsten met bewoners of grotere bijeenkomsten met collega’s het regelen van ruimtes en faciliteiten;
  • Voorbereiding ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces: maken van voorbladen, opzet van besluitvormingsstukken;
  • Communicatie: ondersteunen in de communicatie rond het programma, bijhouden van de mailbox van het programma, verzorgen van mailings aan bewoners en andere betrokkenen/stakeholders.

Naast de programmamanager en de programmasecretaris, bestaat het programmateam in ieder geval uit twee projectleiders. Vanuit de lijn wordt het programmateam aangevuld door expertise vanuit beleid, communicatie, financiën, inkoop, omgevingsmanagement en OOV.

Organisatie

De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 700 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Competenties

  • Je bent positief ingesteld;
  • Je hebt overzicht en structuur;
  • Je hebt oog voor detail;
  • Je bent communicatief sterk;
  • Je bent proactief;
  • Je bent samenwerkingsgericht.

Eisen en wensen

  1. Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
  2. Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office en MS-Teams;
  3. Je beschikt over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als project- /programmasecretaris;
  4. Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsinstelling;
  5. Je beschikt over aantoonbare werkervaring met het maken van visualisatie zoals dashboards en infographics;
  6. Je hebt aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren én voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
  7. Je beschikt over aantoonbare werkervaring met het systeem iBabs;
  8. Je bent uiterlijk beschikbaar per 24 april 2023.
Gesprek

19 april as.

Overige informatie

Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent! Reageer via de onderstaande button op deze opdracht. Nog geen profiel? Deze maak je heel makkelijk en snel aan. Nadat jij je interesse kenbaar hebt gemaakt zullen wij contact met je opnemen. Ten aanzien van referenties vragen wij: naam, bedrijf en telefoonnummer. Je wordt beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt je niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarnaast wordt er beoordeeld op diverse wensen. In je aanbieding moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden. Heb je over deze opdracht of andere opdrachten vragen? Neem dan contact op via 085 – 487 85 00 of zp@jong-en-ko.nl of vul het contact formulier in.

Een indicatie van je uurtarief voor deze opdracht zien wij graag in je reactie op deze opdracht. ZP&co werkt in opdracht van de externe opdrachtgevers met uurtarieven inclusief reis en verblijfkosten, exclusief BTW.
Indien je geen ZZP'er bent kun je ook reageren. Wij bieden je dan, voor de periode van de opdracht, een marktconform salaris.
Nadere informatie verkrijgbaar bij team ZP&co 085 – 487 85 00. ZP&co is een bemiddelingsorganisatie/coöperatie voor ZZP’ers met een HBO+ werk-denkniveau. Wij hebben geen winstdoelstelling. Jij als Zelfstandig Professional staat centraal in onze coöperatie. Doe mee en word lid. Bedrijven die op zoek zijn naar ZZP’ers. Wij hebben ze. Meld uw vacature aan op ons administratie zp@jong-en-ko.nl. Met een achterban van ruim 14.000 ZZP’ers heeft de coöperatie altijd een oplossing.

Kom je in aanmerking voor een interview, dan plant de opdrachtgever een gesprek met je in. Het gesprek zal ofwel op locatie ofwel online plaatsvinden. Er zal tijdig contact worden opgenomen om de instructies hiervoor door te nemen.