Voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zijn wij op zoek naar een Project Ondersteuner (32-36 uur).

HET PROJECT:

Informatie speelt een steeds grotere rol in onze samenleving. Het is dus van groot maatschappelijk belang dat de informatievoorziening van de rijksoverheid op orde is. Juiste informatie is onmisbaar voor het functioneren van onze democratische rechtstaat.

Overheidsinformatie moet vindbaar, beschikbaar, leesbaar en betrouwbaar zijn voor iedereen die daar recht op heeft. Om die reden investeert het Rijk op dit moment stevig in de verbetering van de informatievoorziening.

Omdat de informatievoorziening van de rijksoverheid permanent in de maatschappelijke schijnwerpers staat, vraagt dit niet alleen om mensen met de juiste technologische en digitale kennis, maar vooral ook om mensen die het belang zien van een goede verwerking van informatie.

Om dit alles te kunnen waarmaken is ook een optimale digitale werkomgeving noodzakelijk. Het project/programma “Beter Samen Werken” houdt zich bezig met de werkomgeving van de toekomst. Dit project gaat ervoor zorgen dat de werkomgeving aansluit aan op behoefte van de medewerker. Een gebruiksvriendelijke digitale omgeving werkomgeving, waarbij de medewerker op de achtergrond digitaal wordt ondersteund met functionaliteiten die zo veel mogelijk aspecten als dossiervorming, metadatering en bewaartermijnen regelt. Maar bijvoorbeeld ook minder mailverkeer door moderne samenwerkruimtes met een uitgebreide chat en een interdepartementale agenda-functionaliteit.

Het interdepartementale project/programma “Beter Samen Werken” is in drie deelprojecten onderverdeeld:

• Het realiseren van ‘de werkomgeving van de (nabije) toekomst’ heeft als doel om een modernisering van de digitale werkomgeving te realiseren voor, in eerste instantie, de medewerkers van ministeries. De eerste stap hierin is het realiseren van een werkende pilot ‘Digitale werkomgeving’;

• Het harmoniseren van (beleids-)processen en het implementeren van de werkomgeving met alle verandercomponenten (inclusief communicatie) van de werkomgeving bij in ieder geval 4 departementen (BZK, Financiën, SZW en VWS);

• Het realiseren van een Europese Aanbesteding t.b.v. de verwerving van een Content Service Platform.

JOUW OPDRACHT:

Het project waar jij onderdeel van gaat uitmaken is verantwoordelijk voor de invoering van de moderne digitale werkomgeving bij de vier deelnemende ministeries. Het project Implementatie realiseert daarvoor de volgende onderdelen:

• Heldere communicatie richting de medewerkers met daarin aandacht voor verandermanagement;

• Een uniforme uitrolaanpak waarmee de ministeries zelf de verschillende releases kunnen invoeren op hun departement;

• Een gestandaardiseerde manier van werken, waarmee de werkomgeving op een juiste manier gebruik wordt zodat de doelen van een betere informatiehuishouding en makkelijker samenwerken behaald worden.

Als projectondersteuner fungeer je als ondersteuner van de projectmanager en vervul je steeds meer een adviserende rol. Je denkt mee met de projectorganisatie en zet zelf ook initiatieven op vanuit de rol van lead PMO. Dit doe je binnen het project Implementatie van het programma Beter Samen Werken en zorg je ervoor dat jouw collega's binnen het project hun werk zo goed mogelijk kunnen uitvoeren.

Als PMO'er doe je je werk in een complexe governancestructuur waarbij er door vier departementen wordt samengewerkt om te komen tot de realisatie van de moderne digitale werkomgeving. Je hebt een natuurlijk overwicht en je respecteert, maar biedt ook ruimte aan verschillende opvattingen en benaderingen. Dit op basis van verkregen gezag. Tevens draag je waar relevant zorg voor afstemming en samenwerking. Verder werk je waar nodig nauw samen met collega-professionals bij de departementen van de kopgroep, de directie CIO Rijk, taakuitvoeringsorganisaties, Doc-Direkt, het Nationaal Archief, het RDDI. En niet in de laatste plaats werk je nauw samen met de overige projectondersteuners en programmasecretaris van Beter Samen Werken.

JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN:

• Je bewaakt samen met het projectmanagement de dagelijkse voortgang en zet zelfstandig aan de hand van een opgestelde planning en actie- besluitenlijsten acties uit;

• Je verzorgt in afstemming met het projectmanagement en de projectleiders de voortgangs- / maandrapportages;

• Je ondersteunt bij de communicatie richting teamleden, stakeholders en externe contactpersonen;

• Je ondersteunt de projectmanager bij de (financiële) administratie;

• Je stelt in samenwerking met de projectmanager projectplanningen op;

• Je kan projectsites opzetten en bijhouden in SharePoint;

• Je bent verantwoordelijk voor de hygiëne in de projectorganisatie zoals:

• Informatieprocessen/-stromen en documenten beheren (project-archief);

• het inrichten en vullen/onderhouden digitale projectadministratie/-archief (inclusief rechtenbeheer);

• versiebeheer;

• informatie-updates (versies en nieuwe documenten) rondsturen;

• Maken en beheren van tools/templates;

• in overleg en op verzoek van de projectleider:

• kwaliteitsbewaking (tekstuele verbeteringen doorvoeren) op programmastukken;

• Agenda's beheren, afspraken maken en organiseert vergaderingen voor:

• de projectleider ten behoeve van het project;

• project-/werkgroep overstijgende bijeenkomsten ten behoeve van het project.