Bestuursondersteuner (32-36 uur)

32752
Opdrachtnummer
32752
Opdrachtgever
Fumo
Datum
13 januari 2025 tot 30 juni 2025
Uren per week
voor 34 Uur per week.
Status
Open
Regio
Friesland
Functie type
Beleids en Adviesdiensten, Overige, Secretaris en PMO
Verlengingsopties
Mogelijk maar nog niet bekend

Fumo

Adres

-

Postcode

-

Plaats

Grou

Introductie
Voor de Fumo zijn wij op zoek naar een Bestuursondersteuner (32-36 uur).
Opdracht inhoud

Je gaat het Managementteam- (MT), Dagelijks bestuur- (DB) en Algemeen bestuursvergaderingen organiseren en faciliteren in overleg met de verschillende voorzitters. Daarnaast vallen onderstaande taken onder deze functie:

  • Het inhoudelijk en procesmatig sturen op de voorbereiding van het MT, DB en AB-vergaderingen en het in het oog houden van het gewenste niveau van besluitvorming;
  • Het ondersteunen en adviseren van de directeur en het bestuur bij relevante vraagstukken en zelf of in coproductie met anderen schrijven van voorstellen m.b.t. deze onderwerpen;
  • Het bewaken van de rolverdeling, overleggen en het bewaken en borgen van de governance;
  • Het ondersteunen van het MT door het verzorgen van verslaglegging van de vergadering (voorbereiden en verspreiden van de agenda, verslaglegging, bewaken voortgang acties);
  • Het verzorgen van de algemene communicatie rondom de besluiten van het MT binnen de organisatie;
  • Het onderhouden en signaleren van de acties benoemd in de microplanning;
  • Het verzorgen van een correcte archivering en borgen van de publicatie van documenten;
  • Het inventariseren van agendapunten voor DB en AB, bewaken van tijdige aanlevering van documenten, mede in relatie tot overeengekomen planning (waaronder P&C-cyclus);
  • Het ondersteunen van het DB en AB door het verzorgen van verslaglegging van de vergadering (voorbereiden en verspreiden van de agenda, verslaglegging, bewaken voortgang acties);
  • Je hebt een pro-actieve rol binnen het cluster secretariële ondersteuning en jouw kennis en know-how brengt dit cluster op een hoger plan.

Organisatie

De FUMO (Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing) is de omgevingsdienst van Fryslân. Vanuit het kantoor in Grou werken enthousiaste professionals dagelijks met ambitie en bevlogenheid voor onze deelnemers: de 18 Friese gemeenten, de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân. Wij leveren een bijdrage aan een veilige en schone leefomgeving in Fryslân. We beschermen en bewaken onze leefomgeving voor de huidige en toekomstige generaties. Daarbij zoeken we continu naar de balans tussen milieu en economie. De FUMO verzorgt de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhavingstaken op het gebied van milieu, natuur en ruimtelijke ordening. Daarnaast verleent de FUMO specialistisch advies op het gebied van licht, geluid, trillingen, lucht, geur, bodem, energie, externe veiligheid en juridische zaken.

De afdeling Bedrijfsvoering bestaat is verdeeld over de disciplines P&O, Finance & Control, I&A en Archief, Facilitaire Zaken, Secretariaat & Frontoffice, Communicatie en Beleidsondersteuning & Advies. Samen ondersteunen en faciliteren zij het management en de afdelingen binnen de FUMO.

Voor de tijdelijke vervanging van het cluster secretariële ondersteuning, zijn we op zoek naar een nieuwe collega Bestuursondersteuner.

Competenties

  • Je hebt politiek/bestuurlijke sensitiviteit;
  • Je beschikt over organisatiesensitiviteit;
  • Je bent resultaatgericht;
  • Je bent klantgericht;
  • Je bent kwaliteitsgericht;
  • Je beschikt over nauwkeurigheid;
  • Je bent samenwerkingsgericht.

Eisen en wensen

  1. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als bestuursondersteuner binnen een soortgelijke dynamische omgeving;
  2. Je hebt relevante opleiding op mbo/hbo-niveau;
  3. Je hebt aantoonbare werkervaring als Bestuursondersteuner binnen overheidsorganisaties;
  4. Je hebt ervaring met het agendabeheer van complexe vergaderingen;
  5. Je hebt gedegen kennis van Microsoft Office en hebt ervaring met het programma iBabs;
  6. Je treedt op als vraagbaak voor jouw collega's op het Directiesecretariaat.
Gesprek

Zo spoedig mogelijk na sluiting

Overige informatie

Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent! Reageer via de onderstaande button op deze opdracht. Nog geen profiel? Deze maak je heel makkelijk en snel aan. Nadat jij je interesse kenbaar hebt gemaakt zullen wij contact met je opnemen. Ten aanzien van referenties vragen wij: naam, bedrijf en telefoonnummer. Je wordt beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt je niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarnaast wordt er beoordeeld op diverse wensen. In je aanbieding moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden. Heb je over deze opdracht of andere opdrachten vragen? Neem dan contact op via 085 – 487 85 00 of zp@jong-en-ko.nl of vul het contact formulier in.

Kom je in aanmerking voor een interview, dan plant de opdrachtgever een gesprek met je in. Het gesprek zal ofwel op locatie ofwel online plaatsvinden. Er zal tijdig contact worden opgenomen om de instructies hiervoor door te nemen.