Voor de VNG zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris en projectleider Organisatieontwikkeling.

Voor de programma’s organisatieontwikkeling zoeken wij een programmasecretaris, die nauw samenwerkt met de programmamanager en de projectleider leiderschap. Naast de primaire secretaris taken leid je ook een of twee deelprojecten in het programma. Als secretaris ben je verantwoordelijk voor het coördineren, monitoren en signaleren bij issues van de onderliggende projecten, het schrijven dan wel sturen op de input van voortgangsrapportages, voorbereiden, agenderen en notuleren van de diverse overleggen, bewaken en bijhouden van de begroting/budgetten. Je bent ervaren en vaardig in het opstellen van memo’s en beslisnotities evenals het smart opstellen van presentaties. Je bent in staat zelfstandig deelprojecten te begeleiden en kunt indien gevraagd ook projectleiders en werkgroepen ondersteunen. Je brengt structuur aan in de werkzaamheden, hebt een helicopterview, signaleert knelpunten en zorgt voor sturing op resultaten conform het plan van aanpak. Je werkt accuraat, ben communicatief vaardig en hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Onder regie van de programmamanager wordt toegewerkt naar de benodigde formele (voorgenomen) besluiten omtrent de ontwikkelopgaven. Afhankelijk van de aard van de besluitvorming vindt deze plaats in de overleggen van de (algemene) directie, de stuurgroep dan wel de programmaboard.

Bij voorkeur heb je ervaring binnen een politiek bestuurlijke omgeving, kunt snel schakelen en hebt oog voor de organisatie en de diverse stakeholders. De opdracht vraagt om een grote mate van organisatiesensitiviteit, integere houding en kunnen werken onder tijdsdruk.

Je zoekt verbinding en bent transparant over je aanpak en resultaten. Je kunt zelfstandig taken oppakken en neemt daarin je verantwoordelijkheid. Je voelt je prettig bij het aanbrengen van structuur, en in het werken in een complex werkveld waarin je een spin in het web bent.

VERANTWOORDELIJKHEDEN:

• Ondersteuning en advisering van de programmamanager en de projectleider leiderschap;

• Planning, agendabeheer, organisatie van (interne en externe) bijeenkomsten;

• Direct schakelpunt met directie, interne opdrachtgevers, MT en werkgroepen in afstemming met de programmamanager en projectleiders;

• Voorbereiding diverse overleggen (programmaboard, stuurgroep, klankbordgroep) door opstellen agenda, annotaties, notuleren, beheer actie- en besluitenlijsten

• Ondersteuning bij gesprekken en ontwikkelingen;

• Opstellen van memo’s en (besluitvormende) documenten;

• Sturen op het tijdig en correct aanleveren van de (besluitvormende) documenten en bewaken van de agendering in iBabs;

• Meeschrijven aan programmadocumenten zoals implementatieplannen;

• Bewaken en bijhouden van de begroting en de budgetten;

• Voortgangsrapportages opstellen in afstemming met de projectleiders/werkgroepen;

• Ondersteunen van de projectleiders en werkgroepen (o.a. Opgavegericht werken,

• Leiderschap, Organisatiestrategie en Communicatie);

• Presentaties opstellen, actualiseren en beheren;

• Coördineren van deelprojecten;

• Proactieve werkhouding, accuraat, tijdig signaleren van knelpunten;

• Je hebt een hoge mate van organisatiesensitiviteit en bent bij voorkeur vertrouwd met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;

• Waarnemen/vervanging van de programmamanager indien gevraagd.